home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Software Vault: The Gold Collection / Software Vault - The Gold Collection (American Databankers) (1993).ISO / cdr02 / wml22.zip / WML.HLP < prev    next >
Text File  |  1993-06-16  |  38KB  |  597 lines

  1. Tutorial TopicsThis first set of topics (up to Ending the Programme) explains
  2.  concepts to give you an understanding of how WML works. The topics from File
  3.  on down through Preferences & Help give you information on how to use a
  4.  specific item on WML's menus.
  5.  
  6. Ending the programme (return to DOS)When you are finished using WML and want
  7.  to end the programme just select the E|x|it option under the |F|ile menu. If
  8.  all menus are closed, just press |Fx|, or you can highlight the File menu
  9.  then use the down arrow to highlight Exit then press ─┘Enter.
  10.  
  11. How to print the documentationThere are five documentation files which came
  12.  with your copy of WML:~~1. READ.ME ── Things to know before using WML plus
  13.  latest features~2. WHATS.NEW ── A history of versions~3. WML.TXT ── ASCII
  14.  text file of the shareware manual (which differs from the more in-depth
  15.  Registered Edition manual)~4. WML.WP ── WordPerfect 5 file of the shareware
  16.  manual~5. ORDER.FRM ── A blank invoice for ordering all of my software (an
  17.  invoice & registration form is included in the WML.TXT and WML.WP files).~~Go
  18.  to the DOS prompt and change to your WML directory (e.g., "cd \wml"). Now,
  19.  to |display| a file:~~|| Type "|LIST filename|" - If you have LIST in your
  20.  computer you will see the file appear almost instantly~~|| If you don't have
  21.  LIST (the computer said 'bad command or file name') then use "|MORE <
  22.  filename|"~~To |print| a file enter "|TYPE filename > PRN|"~~If you have
  23.  WordPerfect, run it and load WML.WP. You will see instructions in a comment
  24.  inside the file.
  25.  
  26. How to registerWhen you have decided to make WML a part of your business you
  27.  can get the latest Registered Edition...~~1. Enter "TYPE ORDER.FRM > PRN" at
  28.  the DOS prompt (without the quotation marks) to print the order form, fill it
  29.  in, and mail with with your registration fee, or~~2. If you prefer to use a
  30.  credit card, you can order WML from Public (software) Library with your MC,
  31.  Visa, AmEx, or Discover card by calling 800-242-4PsL (from overseas:
  32.  713-524-6394) or by FAX to 713-524-6398 or by CompuServe to 71355,470. THESE
  33.  NUMBERS ARE FOR ORDERING ONLY. I CANNOT be reached at those numbers. To
  34.  contact me for information about dealer pricing, volume discounts, site
  35.  licensing, the status of shipment of the product, the latest version number,
  36.  or for technical information, call 315-852-6942 or write me at 28 Mulberry
  37.  Street, Clinton, NY USA 13323-1506. Shareware is "try before you buy" so
  38.  please understand that product returns are not allowed.~~When ordering from
  39.  PsL ask for |product no. 10800|. PsL will add $3 for shipping & handling to
  40.  U.S. and Canadian orders.
  41.  
  42. Laser Printer FontsFonts are different styles of type your printer can
  43.  produce (e.g., Helvetica and Roman are two common fonts). Your laser printer
  44.  has one or more of the following types of fonts:~~|| Resident fonts~||
  45.  Cartridge fonts~|| Soft fonts~~|Resident fonts| are permanently stored in
  46.  your printer's memory to be used at any time. |Cartridge fonts| are also a
  47.  type of memory, available for use at any time. |Soft fonts| are stored on
  48.  disk and downloaded (sent) to the printer as needed.~~|NOTES|~~Envelopes use
  49.  |landscape| fonts (soft fonts ending in .SFL), labels use |portrait| fonts
  50.  (soft fonts ending in .SFP).~~Soft fonts |must| end in SFL or SFP. If you
  51.  have PCL soft fonts with different extensions (such as USP), just rename them
  52.  to SFP or SFL as appropriate. SFP and SFL are the most common extensions,
  53.  meaning |S|oft |F|ont |P|ortrait and |S|oft |F|ont |L|andscape.
  54.  
  55. Menu UsageThe menu you see near the top of your screen is my understanding of
  56.  a CUA-compliant menu. It is the same type of menu you will find in Windows,
  57.  QuickBASIC, etc.~~WML's menu, which is on the second line of your screen, is
  58.  two-dimensional: there are |menu headings| horizontally and under each of
  59.  these are the actual |menu items|. There are two ways to choose a menu
  60.  item:~~1. Use the right, left, up, and down arrows to highlight the item you
  61.  want then press |─┘Enter|, or~~2. Press the highlighted letter of the menu
  62.  item~~For example, you can press |F| then |x| to exit WML, or highlight |File|
  63.  then press the down arrow and highlight |Exit| then press
  64.  |─┘Enter|.~~|NOTES|~~To pull-down (|open|) a menu just highlight it then
  65.  press |─┘Enter| or the |down-arrow| key.~~To |close| a menu press the |Esc|
  66.  key. It is not necessary to close a menu. You can use the right/left arrows
  67.  with the menus opened to browse all of the options. Usually the only reason to
  68.  close a menu is so you can use the letters instead of arrows (e.g., if you had
  69.  the File menu open and wanted to use the Help Index you could press Esc to
  70.  close the File menu then press |H|-|I|).
  71.  
  72. Order of Printing & ViewingTo control the order in which entries are printed
  73.  or viewed use the Index menu. You will see a || mark next to the index which
  74.  is currently in use. For more details see the |Indexing| section.
  75.  
  76. Postal Bar CodesPostal bar codes are printed automatically at the bottom of
  77.  every envelope which has a zip code if WML finds the font |MAILCODE.SFL| in
  78.  its directory. This soft font is provided with even the Unregistered Edition.
  79.  
  80. Status LinesWML has two status lines, at the top & bottom of the
  81.  screen. At the top is the title of the programme and the WML file you
  82.  have open (if any). At the bottom of the screen is a bar which looks like
  83.  this:~~|Total│Selected│Bad/Omit│Pack│Index│01-01-1980|~~ From left
  84.  to right the items are:~
  85.  1. Total records in the open file~
  86.  2. Total records selected for printing~
  87.  3. Total records bad or excluded from mailings~
  88.  4. The word |Pack| if there are entries to be erased~
  89.  5. Index in use (name, company, address, or zip)~
  90.  6. To-day's date (so far as the computer knows). If you have a filter chosen,
  91.  this will be replaced with "|Filter|" followed by "|Sel|" for Selected records
  92.  only, "|Del|" for Deleted records only, or "|SelDel|" for both. If the filter
  93.  message is |bright| the selection is unchanged, otherwise changes have
  94.  occured. For example, you have set the filter to Selected Only then cleared
  95.  the selection status of a record. The filter message would change to dim since
  96.  the filter is no longer accurate.
  97.  
  98. What Does 'Selected' Mean?Your mailing list has entries in it, and each
  99.  entry has a |Selected for printing| toggle switch, which you can see on the
  100.  right side of the Data Entry/Names screen. If there is a check-mark in the
  101.  box it means that the entry is Selected; otherwise, it is not.~~ The general
  102.  idea here is that you |select| the records that you want to do something with
  103.  (like print them). This could also be called "marking" or "flagging" entries.
  104.  Most often the selected records will be printed on envelopes or labels, but
  105.  you can also perform other actions on them. ~~|EXAMPLE|~~Let's say you want
  106.  to move records from one file to another. You can do it by Selecting them
  107.  then importing or exporting (import & export both allow you to operate on all
  108.  entries or just the Selected entries).~~|How To Select Entries|~~There are
  109.  two ways you can select entries:~~|1|. One by one on the Data Entry/Names
  110.  screen by pressing «Alt»-S, or~~|2|. Using the File/Select-Query option, which
  111.  gives you complete flexibility to select entries one-by-one, in groups, or the
  112.  whole mailing list.
  113.  
  114. FileIn general, using the File menu is like going to your paper filing
  115.  cabinet. There are options to work with the files stored on your disk.~~Use
  116.  the up and down-arrow keys to highlight the item you want then press
  117.  |═╛Enter| or press the highlighted letter for the item.~~Your mailing lists
  118.  will be stored in one or more files. You must specify a file to use before
  119.  you can enter any information. Think of it this way: you have to go get a
  120.  file out of your filing cabinet before you can look at what's there or add
  121.  anything to it, and if you don't have any files you have to set one up.
  122.  
  123. OpenOpens an existing file. After you choose this option you will be shown a
  124.  menu of files from which to choose. Highlight your choice and press
  125.  ─┘Enter.~~You must have a file open before you can work with entries. If you
  126.  have not yet created any files then use the |New| option to create and open
  127.  your first file. ~~When you open a file it stays open until you close it (see
  128.  File/Close), create a new file (see File/New), open another file, or exit
  129.  WML.
  130.  
  131. NewFile_NewCreates a new mailing list file (like labelling a new paper file
  132.  folder). When you choose this option a window "pops" open where you can
  133.  enter:~~|| A name for the file, and~|| A description of it~~The |file name|
  134.  is the DOS name on the disk. It can be 1-8 characters long using letters
  135.  and/or numbers.~~The |file description| is up to 40 characters of any type
  136.  which describe the file. The description appears next to each file in the
  137.  File/Open window.~~|NOTES|~~File names must be unique. You can't make two
  138.  files with the same name (the computer would never know which one you
  139.  wanted). File descriptions can be identical to others or may be left
  140.  completely blank if you prefer.
  141.  
  142. CloseFile_CloseCloses the file currently in use. This is useful if you want
  143.  to erase the file which is currently open or if you will be leaving the
  144.  computer unattended for a long while you can use Close to save any
  145.  information which may be sitting in memory.~~|NOTES|~~File headers are
  146.  written only when files are closed. If your computer loses power while a file
  147.  is open, it would be something like dropping a bunch of papers on the floor:
  148.  the information is all there, just a little out of order, so just use the
  149.  Re-index option to sort things out again.
  150.  
  151. DeleteFile_DelPermanently erase a file from disk. This function is
  152.  equivalent to the DOS |del| or |erase| commands. Erasing a file frees up disk
  153.  space.~~|NOTES|~~If you accidentally erase a file, you |may| be able to
  154.  recover it with QU or some other 'undelete' utility. For the most part,
  155.  however, once a file is erased it's gone, so be careful. To be safe, make a
  156.  back-up of your files before deleting any.
  157.  
  158. Change file nameFile_ChangeThis option lets you change the file name and
  159.  description of the open file. Once you select this option a window will pop
  160.  open with the current name & description. Make any changes and press |F7|
  161.  (or click on "Ok") to save the changes.~~|NOTES|~~The open file (displayed
  162.  at the top of the screen) cannot be changed. Use File/Close to close it.
  163.  
  164. Back-upMakes a back-up copy of your data files. You must have a formatted
  165.  floppy disk ready. You can use the same back-up disk over and over again (the
  166.  new copy will over-write the old one), but it may be a good idea to alternate
  167.  at least three back-up copies.~~|NOTES|~~Use a rotating back-up scheme with
  168.  at least three sets of disks or tapes.~~When the work you've done since your
  169.  last back-up becomes too much to lose, it's time to make another
  170.  back-up.~~See Preferences Back-up for information on selecting a back-up
  171.  method. Using compression software requires more memory. Use |Help/About| to
  172.  see your free memory.~~|| ARJ 2.30 needs at least |242k| free~~|| LHARC
  173.  2.13 needs at least |189k| free~~|| PKZip 1.1 needs at least |119k|
  174.  free
  175.  
  176. RestoreRestores data files from a back-up copy. This is useful if your data
  177.  files become damaged or are accidentally erased.~~|CAUTION|~~Restoring data
  178.  files |erases| any data files of the same name which exist. If you need to
  179.  restore a single file, do so manually from the DOS prompt.
  180.  
  181. Format FloppiesWML first tries to find WFF.EXE in your DOS search path. If
  182.  found, What Floppy Format? is run; otherwise, you will be asked to specify a
  183.  drive and the DOS FORMAT command will be used.~~|CAUTION|~~Formatting
  184.  completely erases any information which may be on a disk.~~|NOTES|~~Your DOS
  185.  |path| must point to |format.com| (which is probably in your DOS directory).
  186.  If it does not you will see 'Bad command or file name' flash on your screen
  187.  and disks will not be formatted.~~No parameters are passed to FORMAT -- your
  188.  drive's highest density will be used.
  189.  
  190. Re-indexRebuilds index files when they are damaged, such as after a power
  191.  outage. If some of your entries mysteriously disappear or are displaying out
  192.  of order, try re-indexing.
  193.  
  194. PackThe Pack option removes records from the file which have been marked for
  195.  deletion. Until a file is packed, "deleted" entries remain on file (which
  196.  allows you to change your mind about deleting them, if necessary).
  197.  
  198. ImportAllows files from other software to be read into a WML mailing list.
  199.  Imported information is added to the open mail file.
  200.  
  201. dBase FilesIn_DBFYou can import records from any dBase-compatible DBF files.
  202.  This includes files made in dBase, FoxBase, dB XL, dBFast, QuickSilver,
  203.  Clipper, or any other dBase clone plus any application software which uses the
  204.  DBF file format, such as DDLABEL.~~Once you choose this option you will be
  205.  asked for a file specification which may include a drive and path. You may use
  206.  wildcards (e.g., D:\DBASE\*.DBF) or you may specify the file (e.g., MYFILE.DBF
  207.  or D:\DBASE\DATA\MYFILE.DBF).~~Next you will see two windows: On the right are
  208.  the WML fields; on the left are the DBF fields defined for the highlighted WML
  209.  field.~~1. Use the up and down arrows to highlight a WML field~~2. Press |F3|
  210.  and a menu of the DBF field names will pop up~~3. Highlight each field you
  211.  want included in the WML field and press the |«SpaceBar»|~~4. Press |─┘Enter|
  212.  or click on "Ok" when done and you will see the fields you defined in the
  213.  left-hand window.~~|| Press the |F9| key to begin importing the DBF file
  214.  using the field assignments you specified.~~|SAVING YOUR DEFINITIONS|~~You can
  215.  save definitions to disk and later restore them. Press |F7| to save a
  216.  definition to disk and |F5| to restore a saved definition.~~|NOTES|~~WML is
  217.  included with DBF definitions for competing mailing list software, such as
  218.  DDLABEL. You can get a free definition for any competing mailing list software
  219.  by mailing me a sample file on a disk.
  220.  
  221. ASCII FilesIn_ASCASCII (text) files can be created by editors like EDLIN or
  222.  QEdit or generated from most software packages. The format is one record per
  223.  line with each field separated by a comma. Fields may have quotation marks
  224.  surrounding (which is needed if commas are imbedded) but it is not
  225.  required.~~Once you choose this option you will be asked for a file
  226.  specification which may include a drive and path. You may use wildcards (e.g.,
  227.  D:\DBASE\*.TXT) or you may specify the file (e.g., MYFILE.TXT or
  228.  D:\ASCII\DATA\MYFILE.TXT).~~Next you will see two windows: On the right are
  229.  the WML fields; on the left are the fields defined for the highlighted WML
  230.  field.~~|DEFINING THE FILE FORMAT|~~1. Use the up and down arrows to highlight
  231.  a WML field~~2. Press |F3| and a menu of the DBF field names will pop up~~3.
  232.  Highlight each field you want included in the WML field and press the
  233.  |«SpaceBar»|~~4. Press |─┘Enter| or click on "Ok" when done and you will see
  234.  the fields you defined in the left-hand window.~~|| Press the |F9| key to
  235.  begin importing the DBF file using the field assignments you
  236.  specified.~~|SAVING YOUR DEFINITIONS|~~You can save definitions to disk and
  237.  later restore them. Press |F7| to save a definition to disk and |F5| to
  238.  restore a saved definition.
  239.  
  240. WML 2.x FilesYou can import records from other WML files, in effect
  241.  consolidating two files into one. You will be presented with a list of files
  242.  in the current directory from which to choose.
  243.  
  244. ExportAllows information from WML to be saved in a different file format so
  245.  that it may be accessed by other programmes.
  246.  
  247. ASCII FileAn ASCII text file is usable by most word processors, text editors
  248.  (including edlin), etc. If you aren't sure what format another person will
  249.  need, use ASCII.~~ASCII files are read and written in the following
  250.  format:~~|| One record per line~|| Fields separated by commas
  251.  
  252. WordPerfectAllows What Mailing List? information to be used with
  253.  WordPerfect's merge function. An ASCII file will be created which contains
  254.  the necessary WordPerfect control codes.~~|NOTES|~~From within WordPerfect
  255.  press |«Ctrl»-«F5» T R| (DOS |T|ext File |R|etrieve CR/LF to [HRt]).
  256.  
  257. Microsoft WordCreates a mail merge file of your What Mailing List? data for
  258.  use with Microsoft's Word word processor. An ASCII file will be created which
  259.  contains the header information necessary for Word.
  260.  
  261. Ventura Publisher ASCIICreates an ASCII file with one field per line and a
  262.  blank line between fields. Each line contains a tag name preceding the field.
  263.  For example, an entry might look like this:~~|@NAME = Acme Tools,
  264.  Inc.|~|@ADDRESS = 123 Anywhere Street|~|@ADDRESS = Suite 140|~|@CITY =
  265.  Sometown|~(etc.)
  266.  
  267. Print / Select / QueryThis brings up a second pull-down menu and is used in
  268.  the same way. Records must be selected to be included in any print-out. |Only
  269.  selected records will print.| This menu also has an option to perform actions
  270.  on the selected records, such as define groups and flag for deletion.
  271.  
  272. (Select or Clear)|Select| marks each record to be included in any
  273.  print-outs. Records which you Select are |added| to those already selected.
  274.  For example, you could clear all records, then mark records in your Christmas
  275.  List group then mark records in your Friends group.~~|Clear| is the opposite
  276.  of 'Select.' Clearing a record means that it will no longer be included in
  277.  any print-outs (until it is Selected again).
  278.  
  279. AllSelect or Clear all of the entries on file.
  280.  
  281. GroupSelect or Clear entries according to group definitions. The Group
  282.  window will open so you can select the group(s) you would like to select.
  283.  
  284. DateSelect or Clear any entries which have never been printed (Times Mailed
  285.  is zero) or entries which were mailed on a particular date.
  286.  
  287. CitySelect or clear records based on the City of the addressee.
  288.  
  289. StateSelect or clear records based on the State or Province of the
  290.  addressee.
  291.  
  292. ZipSelect or clear records based on the Zip/Postal code of the addressee.
  293.  
  294. PhraseSelect or clear records based on a phrase in the comments.
  295.  
  296. IndividualSelect or Clear records on an individual basis. Under this menu
  297.  are three options ── Entire list, Only selected entries, and Only deleted
  298.  entries. "Entire List" will let you choose from all records in the mailing
  299.  list. "Only Selected" will present only those records which are currently
  300.  selected. "Only Deleted" will let you review the records marked for deletion.
  301.  After you choose one of these options a window will open showing the records.
  302.  You can move throught the list using arrow keys, PgUp/PgDn, etc. and press
  303.  ─┘Enter to toggle the records selection on and off.
  304.  
  305. ActionsThis menu lets you perform actions on the entries which are selected
  306.  for printing.~~Note on Deleting ═ Records marked for deletion will |not| be
  307.  removed from the file until it is packed (see |File/Pack|).
  308.  
  309. PrintThis is where you print labels, envelopes, or a group list.
  310.  
  311. Group ListPrint a list of the groups defined on blank paper.~~ The groups
  312.  you define are common to all mailing lists.
  313.  
  314. Phone BookPrint a phone book containing the selected entries. The phone book
  315.  can be printed on a laser or dot matrix printer. You will be asked for two
  316.  font selections ── one for titles (the header and footer of each page) and a
  317.  second font for the entries.~~Fonts should be no more than 10cpi or 12
  318.  points; 12 to 17cpi mono-spaced (fixed) fonts are recommended.~~Use of
  319.  proportional fonts will cause the index at the top of each page to "float."
  320.  
  321. Laser EnvelopesPrint selected records on envelopes on your laser
  322.  printer.~~|NOTES|~Records must be Selected before they can be printed.~~If
  323.  the MailCode.SFL soft font is in the WML directory it will automatically be
  324.  used to print a postal bar code at the bottom of the envelope.
  325.  
  326. Laser LabelsPrint selected records on laser labels (8½x11-inch sheet of
  327.  labels). A window will open for you to define the size of the labels.
  328.  
  329. Continuous LabelsPrint selected records on the type of label shown on the
  330.  menu. The label types you wish to print upon are chosen on the
  331.  Preferences/Labels screen.~~|═| Records must be selected before they will
  332.  print.
  333.  
  334. ExitEnd WML (which will return you to DOS or your menu). Always exit the
  335.  programme before turning your computer's power off.
  336.  
  337. Data EntryThis menu provides the means for you to enter and change
  338.  information in your mailing lists and group list.
  339.  
  340. NamesDE_NamesUse this to add new entries to a mailing list file or to
  341.  change existing entries. Each screen contains one entry (like a single
  342.  Rolodex card).~~|SPECIAL FUNCTIONS|~~Notice the special function keys listed
  343.  near the bottom of your screen (you should see some right now). You
  344.  can press a function key to perform it's function whenever it is shown on the
  345.  screen or you can |click on the function| description with a mouse.~~|F1| pops
  346.  open the help window. While on the State/Province field pressing |F1| will
  347.  display a list of States & Provinces from which you may choose and the mailing
  348.  abbreviation for that state will be inserted into the record.~~|F2| will
  349.  display a list of entries on file. You can scroll through this list and choose
  350.  an entry.~~|F3| will display the list of Groups you have defined, showing the
  351.  ones to which the current entry belongs (if any). You may then select & clear
  352.  groups as apply to the entry. Notice that the word |Group| under the F3 key
  353.  (near the bottom of the screen) shows up dim (grey) if there are no groups
  354.  defined for the displayed entry and |bright| (yellow or bright white) if
  355.  groups are defined.~~To change the status of the four toggles near the
  356.  top-right of the window, hold down the |«Alt»| key while pressing one of the
  357.  letters highlighted (e.g., Alt-D for the Delete toggle). Alternately you may
  358.  use a mouse to click on the toggles.~~|NOTES|~~You don't have to set the
  359.  Number of Times Mailed or Last Mail Date fields ── these are automatically
  360.  maintained by the computer, but you can change them if necessary.~~Phone
  361.  numbers and comments appear only on screen, |not| on labels or
  362.  envelopes.~~When you enter a zip or postal code the State/Province for that
  363.  code will automatically be inserted.~~|ABBREVIATIONS|~~Abbreviations (a.k.a.
  364.  macros) may be used in the Address, City, and Comments fields. If there is
  365.  enough room on the line, any abbreviations found will be expanded to their
  366.  full text. If there is |not| enough room on the line abbreviations will remain
  367.  as you type them.~~For example, you might have "POB" set as "P.O. Box". But if
  368.  you type "12837 Rue de la Wokka Wokka, pob 12" on an address line the "pob"
  369.  would remain as it is because there is not enough room to put "P.O. Box" in
  370.  its place.
  371.  
  372. GroupsYou can add or change up to 255 group descriptions that apply to your
  373.  mailing lists. Once you define groups you can use the «F3» key while on the
  374.  Names screen to identify the groups to which an entry belongs.
  375.  
  376. AbbreviationsThis screen lets you define abbreviations which you can use
  377.  while entering mailing information. For example, if you have a lot of entries
  378.  which had the comment, 'Credit Rating: xx' you could set an abbreviation of
  379.  CRG (or whatever) to expand to 'Credit Rating: '. Then you just type 'CRG
  380.  B+'. Abbreviations are used in the City and Comment fields.
  381.  
  382. IndexingThis menu lets you choose how you would like the mailing list to be
  383.  ordered for displaying and printing. There are four index options and two
  384.  filter options, separated by a solid line. The setting you choose on this
  385.  menu is shown at the bottom of the screen (next to the date on the status
  386.  line) and affects all output to screen or printer.~~|OPTIONS|~~ |N|ame sorts
  387.  the list alphabetically according to Surname plus First Name plus a portion
  388.  of the Company name~~|C|ompany sorts the list alphabetically according to
  389.  Company name plus Surname~~|A|ddress sorts according to the first address
  390.  line part of the name~~|Z|ip sorts according to the Zip/Postal code plus part
  391.  of the name~~|FILTERS|~~|Selected| displays only the records selected for
  392.  printing (like a dBase SET FILTER TO)~~|Deleted| displays only the records
  393.  marked for deletion (set filter to deleted())~~Selecing both filters will
  394.  give you Selected |and| Deleted records.
  395.  
  396. FiltersThis is a bit like a filter on a camera in that it affects what you
  397.  see. You can filter selected or deleted records or both.~~|Selected filter|
  398.  will show you those records which are selected for printing, filtering those
  399.  which are not~~|Deleted filter| will show you those records which are marked
  400.  for deletion, filtering those which are not
  401.  
  402. PreferencesThis menu determines the overall operation of WML.~~|| Use
  403.  |Address| to set your return address.~|| Use |Printers| to define your
  404.  printers~|| Use |Labels| to define the types of labels you will be using
  405.  ~~|═ You will not be able to print anything until you define at least one
  406.  printer.|
  407.  
  408. AddressAllows you to set up to two return addresses for printing on
  409.  envelopes.
  410.  
  411. Envelope SizePref_EnvThis screen let's you define the size of envelope on
  412.  which you will be printing.~~|Width & length|: A standard #10 business
  413.  envelope is 9½ inches wide by 4-1/8 inches long which is entered as 9.5 and
  414.  4.125.~~The |Left Offset| lets you adjust the position of the return address
  415.  for best results. A negative offset will shift the address to the left; a
  416.  positive one will shift text to the right.~~The |Top Offset| lets you adjust
  417.  the vertical print position. A negative Top Offset will shift text up; a
  418.  positive one will shift text down.
  419.  
  420. Laser LabelsPref_DefLLSet the characteristics of your laser labels on this
  421.  screen. Enter the number of labels across and the vertical distance between
  422.  labels (measure from the top of one to the top of the next). When you are
  423.  finished press |F7| to save the data you entered, or press |Esc|ape to cancel
  424.  the operation.
  425.  
  426. Label TypesPref_DMLabelYou can set WML to work with whatever type of labels
  427.  you use. Once you select this option you will see a menu of label types (some
  428.  of which may be "undefined"). Highlight the one you wish to view and/or
  429.  change, press ─┘Enter, and the label definition window will pop open.~~In
  430.  this window you set the characteristics for this type of label.~~|Name| ──
  431.  Enter a descriptive name. This is for your reference. ~~|Width| ── Enter the
  432.  width of a single label in inches. If there is more than one label across
  433.  just measure one of the labels.~~|Vertical distance| ── Measure the distance
  434.  from the top of one label to the top of the next.~~|Across| ── Enter the
  435.  number of labels horizontally, 1 through 9.~~|Horizontal distance...| ──
  436.  Measure the distance, in inches, from the left edge of one label to the left
  437.  edge of the next. This number doesn't matter if you are using one across
  438.  labels.~~When you are finished entering or changing data just press the |F7|
  439.  key to save or the |Esc|ape key to quit. You can also point & click on the
  440.  fields and Ok/Cancel buttons with a mouse.
  441.  
  442. Other SettingsPref_OtherPreviously there had been seperate Back-up and
  443.  Country screens; now they have been merged into this one with new options
  444.  added.~~1. Back-up method determines whether or not compression software
  445.  is used for back-up copies~~2. Country determines your home country, zip
  446.  code format, etc.~~3. Directory format determines how your files will be
  447.  displayed when you use the File menu.~~4. Error tone determines the sound, if
  448.  any, WVH will make when it encounters a problem.
  449.  
  450. Back-upPref_BackupPress the |F3| key to set this field ── a menu of choices
  451.  will appear from which you may highlight a choice & press |─┘Enter|~~Allows
  452.  you to set the method for backing-up your data files. Use DOS' COPY or ARJ,
  453.  LHArc, or PKZip compression software available which is in your DOS
  454.  path.~~Compression software will typically pack 2-10 times the data in the
  455.  same space so even a 360k floppy can hold megabytes of back-up
  456.  data.~~|NOTES|~~Using compression software requires more memory. Use
  457.  |Help/About| to see your free memory.~~|| ARJ 2.30 needs at least |242k|
  458.  free~|| LHARC 2.13 needs at least |189k| free~|| PKZip 1.1 needs at least
  459.  |119k| free~See also the File/Backup help for more information.
  460.  
  461. CountryPref_CountryPress the |F3| key to set this field ── a menu of
  462.  choices will appear from which you may highlight a choice & press
  463.  |─┘Enter|~~This defines the countries for which you will be entering
  464.  addresses. You may change this setting at any time ── it will only change the
  465.  way information is entered and displayed (nothing permanent).~~ |U.S.A.
  466.  only|~~Use this setting if your mailings will |only| be to U.S. addresses.
  467.  This setting...~|| Displays date in mm/dd/yy format~|| Uses 2 capital
  468.  letters for state~|| Uses (###) ###-#### for phone no.~|| Uses #####-####
  469.  zip codes~~|Canada only|~~Use this setting for Canadian addresses |only|.
  470.  This setting...~|| Displays date in dd-mm-yy format~|| Allows 15 spaces for
  471.  Province~|| Uses (###) ###-#### for phone no.~|| Allows 7 spaces for postal
  472.  codes~~|U.S.A. plus Canada|~~Use this if your mailings will |originate from
  473.  the U.S.| and go to U.S. and Canadian addresses. This setting...~|| Displays
  474.  date in mm-dd-yy format~|| Allows 15 spaces for Province/State~|| Uses
  475.  (###) ###-#### for phone no.~|| Allows 10 spaces for postal/zip
  476.  codes~~|Canada plus U.S.A|~~Use this setting if your mailings will |originate
  477.  from Canada| and go to Canadian and U.S. addresses. This setting...~||
  478.  Displays date in dd-mm-yy format~|| Allows 15 spaces for Province/State~||
  479.  Uses (###) ###-#### for phone no.~|| Allows 10 spaces for postal/zip
  480.  codes~~|International|~~This setting gives the greatest flexibility in
  481.  entering data but does the least formatting for you.~|| Displays date in
  482.  yyyy-mm-dd format~|| Allows 15 spaces for Province/State~|| Allows 14
  483.  spaces for telephone numbers~|| Allows 10 spaces for postal/zip codes
  484.  
  485. Directory FormatPref_DirFmtPress the |F3| key to set this field ── a menu
  486.  of choices will appear from which you may highlight a choice & press
  487.  |─┘Enter|.~~Lists of files (on screens such as File/Open, File/Erase, etc.)
  488.  can be displayed in one of three formats:~~1. DOS file name first, followed
  489.  by size, date, and description~~2. DOS file name only~~3. Description
  490.  followed by DOS file name, size, and date.~~Files are organized
  491.  alphabetically from left to right, so option #1 will sort the list on the DOS
  492.  file name whereas option #3 will sort the list according to the description.
  493.  
  494. Error TonePref_ErrSndPress the |F3| key to set this field ── a menu of
  495.  choices will appear from which you may highlight a choice & press
  496.  |─┘Enter|.~~You can specify whether you want WML to be silent or use a tone
  497.  to alert you of errors. There are three sounds which can be used - tick,
  498.  squeak, and generic beep.
  499.  
  500. Auto 11-digit ZipPref_AutoZipIf an address has a 9-digit zip, WML can
  501.  figure out the extra 2-digits and check-digit. Since there may be exceptions
  502.  to the rule you may turn the automatic zip expansion off, which will print
  503.  9-digit zips as they are and will only print 11-digit zips if the full zip
  504.  code is on file.
  505.  
  506. PrintersPref_PtrsDefine the laser and/or dot matrix printers you will use
  507.  with WML, including font definitions. Use the up and down arrows to move
  508.  between the fields, and press the |F3| key to open a window of choices when
  509.  you see |F3/List| displayed near the bottom of your screen. For help with a
  510.  particular field, position the cursor on the field and press the |F1| key.
  511.  
  512. Printer PortPref_PtrPortThis is the "channel" WML will use to access each
  513.  of your printers ── LPT1, LPT2, or LPT3. If you have a switch box you can set
  514.  both printers to the same port. If you only have one printer it is probably
  515.  connected to LPT1.
  516.  
  517. Setting Printer ModelPref_PtrSetOn this line you define the printer you
  518.  will be using so that WML knows how to control it properly. Many printers,
  519.  even different brands, use the same control codes. If your printer is not on
  520.  the list look in your manual to find a model it emulates. Dot matrix printers
  521.  are usually Epson or IBM compatible.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3|
  522.  key or double-click with a mouse. A window of printer choices will "pop up"
  523.  on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice
  524.  then press ─┘Enter.
  525.  
  526. PCL Soft Font DirectoryPref_SoftDirIf you use a PCL laser printer you can
  527.  use soft fonts (fonts stored on disk which are sent to the laser printer as
  528.  needed. When you choose the |Select a Soft Font| option when setting a PCL
  529.  font you will be given the chance to specify the drive and path on which your
  530.  font files reside. Any new information you enter here will be saved as the
  531.  new default soft font directory.
  532.  
  533. Return Address FontPref_RAFontSelect the font you would like to use to
  534.  print the return address on envelopes.~~To set this field:~~|1.| Press the
  535.  |F3| key or double-click on the field with a mouse. A window of font choices
  536.  will "pop up" on your screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to
  537.  highlight your choice then press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you
  538.  will be asked to enter the size of print you would like to use.
  539.  
  540. Addressee FontPref_AdFontSelect the font you would like to use to print the
  541.  addressee on envelopes.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or
  542.  double-click with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your
  543.  screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  544.  press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the
  545.  size of print you would like to use.~~|NOTES|~~This font is also used for
  546.  printing labels on a laser printer. If you select a soft font you will need
  547.  to have both the landscape (SFL) |and| portrait (SFP) versions on disk in
  548.  order to print both envelopes and labels.
  549.  
  550. Titles FontPref_TtlFontSelect the font you would like to use to print
  551.  report titles. This is used for the Group List, Phone Book, and Zip/Postal
  552.  Code Distribution List.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or
  553.  double-click with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your
  554.  screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  555.  press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the
  556.  size of print you would like to use.~~|NOTES|~~Reports are printed in
  557.  portrait orientation. A soft font will have to end in .SFP to be used for
  558.  report titles.
  559.  
  560. Manual FeedPref_ManFeedThis field specifies whether you will manually feed
  561.  envelopes or if you have an envelope tray. If you set this to "Yes" WML will
  562.  send a Manual Feed command to the laser printer before printing envelopes. On
  563.  some lasers this does nothing, but on most it will cause the printer to wait
  564.  for an envelope to be inserted in the manual feed slot (which is on top of
  565.  the paper tray for H-P & Canon printers).
  566.  
  567. Impact Printer FontsPref_DMFontThese two fields on the Preferences/Printers
  568.  screen let you select the fonts to use in printing envelopes and/or
  569.  continuous labels on your dot matrix printer. The Addressee/Labels font
  570.  definition is used for both the addressee info on envelopes and continuous
  571.  labels.~~To set this field:~~|1.| Press the |F3| key or double-click on the
  572.  field with a mouse. A window of font choices will "pop up" on your
  573.  screen.~~|2.| Use the up/down/PgUp/PgDn keys to highlight your choice then
  574.  press ─┘Enter.~~|3.| If the font is scalable you will be asked to enter the
  575.  size of print you would like to use.
  576.  
  577. Pause for EnvelopesPref_DMPauseIf you use ordinary envelopes set this
  578.  field to |N|o. This will cause WML to pause in-between each envelope so you
  579.  can load it properly in your printer.~~If you use continuous envelopes (a box
  580.  of envelopes all connected to each other) then set this field to |Y|es so
  581.  that WML will print all of them without pausing.~~|NOTES|~~In most cases this
  582.  field doesn't matter. But if your printer:~a. has no out-of-paper sensor so
  583.  that it always prints regardless of whether there's anything to print on,
  584.  or~~b. will not print single envelopes because it thinks it's out of paper so
  585.  that you have to jam a business card in the back to make it print (thereby
  586.  defeating the out-of-paper sensor)~~then this pause will make WML wait for
  587.  you and help prevent printing on the platten.
  588.  
  589. Duplicate CheckingPref_DupCkA dot to the left of any of these three options
  590.  means that it is turned ON.~~When a dup checking option is turned ON you will
  591.  be told each time a potential duplicate is detected.~~|| Your duplicate
  592.  checking selection applies to entering new records from the keyboard as well
  593.  as importing from other files~~|| Address option checks the file for
  594.  duplicate Address-line-1 only; line 2 of address is |not| checked for
  595.  duplicates
  596.  
  597.